Cadeaubon personeel en WKR 2026: wat mag belastingvrij?
Een cadeaubon voor een werknemer is loon in natura. Je kunt de bon via de WKR onbelast voor de werknemer verstrekken wanneer je hem correct als eindheffingsloon aanwijst en voldoende vrije ruimte hebt.
De bekende € 25-regel helpt hier niet: geld en waardebonnen zijn expliciet uitgesloten. Wil je naast keuzevrijheid ook een tastbaar en persoonlijk teamgeschenk vergelijken, dan kun je drinkflessen personaliseren met namen of een bedrijfslogo.
Het korte antwoord
WKR
Een cadeaubon kan als eindheffingsloon worden aangewezen en gebruikt dan vrije ruimte.
Geen € 25-uitzondering
De persoonlijke-attentieregel sluit geld en waardebonnen uit.
Waardering
Voor loon in natura gebruik je normaal de factuurwaarde inclusief btw.
Btw
De factuur kan anders werken bij een voucher voor enkelvoudig of meervoudig gebruik.
Waarom een cadeaubon loon in natura is
Een waardebon geeft de werknemer een recht dat inhoudelijk is bepaald: de bon heeft een bepaalde waarde en is bij één of meer aanbieders te besteden. Daarom vormt de bon zelf het loon in natura, niet het product dat de werknemer er later mee koopt.
De werkgever kan dit loon aanwijzen als eindheffingsloon. De waarde komt dan in de vrije ruimte terecht, voor zover de aanwijzing gebruikelijk is.
Niet hetzelfde als contant geld: een cadeaubon is loon in natura. Een vrij besteedbaar geldbedrag of betaling waarmee de werknemer zelf een verplichting aangaat, kan loon in geld zijn.
Cadeaubonnen en de vrije ruimte in 2026
De vrije ruimte bedraagt 2,00% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Cadeaubonnen delen dit jaarbudget met andere aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.
Voorbeeld
Een werkgever geeft 80 werknemers een cadeaubon van € 30. De totale aangewezen waarde is € 2.400. Heeft de werkgever vóór de bonnen nog € 3.000 vrije ruimte over, dan resteert daarna € 600.
De WKR-calculator rekent de loonsom, reeds gebruikte ruimte en totale waarde van de cadeaubonnen samen door.
Welke waarde gebruik je in de loonadministratie?
Voor loon in natura is de hoofdregel het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. Ontbreekt een bruikbare factuur of komt de factuur van een verbonden vennootschap, dan kan de waarde in het economische verkeer nodig zijn.
| Situatie | Waardering voor loonheffingen |
|---|---|
| Cadeaubon ingekocht bij een externe aanbieder | Normaal de factuurwaarde inclusief btw. |
| Geen bruikbare of gespecificeerde factuur | Waarde reconstrueren of waarde in het economische verkeer gebruiken. |
| Werknemer betaalt een eigen bijdrage | Eigen bijdrage kan voor de loonheffingen van de te belasten waarde worden afgetrokken, nooit verder dan nul. |
Waarom een cadeaubon niet onder de € 25-attentieregel valt
De kleine persoonlijke attentie kan buiten het loon blijven wanneer zij bij een persoonlijke gelegenheid wordt gegeven, geen geld of waardebon is en maximaal € 25 inclusief btw kost.
Een cadeaubon voldoet niet aan de tweede voorwaarde. Daardoor maakt het voor deze uitzondering niet uit of de bon € 10, € 20 of € 25 waard is.
Bloemen bij verjaardag
Kan onder voorwaarden een persoonlijke attentie zijn.
Cadeaubon bij verjaardag
Blijft een waardebon en valt niet onder de persoonlijke-attentieregel.
Btw op cadeaubonnen: kijk naar het type voucher
De btw-behandeling van een cadeaubon is niet altijd zichtbaar op de nominale waarde. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen vouchers voor enkelvoudig en meervoudig gebruik.
| Type voucher | Wanneer is de btw bekend? | Praktisch voor de werkgever |
|---|---|---|
| Enkelvoudig gebruik | Bij uitgifte staat al vast welk btw-tarief en welke plaats van prestatie gelden. | De factuur kan btw bevatten; volg de factuurspecificatie. |
| Meervoudig gebruik | Bij uitgifte is nog niet bekend welk product of btw-tarief wordt gekozen. | Bij verkoop is vaak nog geen btw verschuldigd; boek niet zelf btw op de nominale waarde. |
WKR en btw blijven apart: de volledige nominale of factuurwaarde kan voor de loonheffingen meetellen terwijl op de aankoopfactuur geen aftrekbare btw staat.
Cadeaubon of persoonlijk fysiek geschenk?
Fiscaal kunnen beide in de vrije ruimte vallen. De keuze gaat daarom vooral over de ervaring die je aan personeel wilt geven.
| Keuze | Sterk wanneer | Let op |
|---|---|---|
| Cadeaubon | Je maximale keuzevrijheid wilt geven. | Kan generiek voelen; geen € 25-attentie; voucher-btw apart beoordelen. |
| Fysiek cadeau | Je één zichtbaar waarderingsmoment wilt creëren. | Kies iets dat past bij verschillende medewerkers en echt gebruikt wordt. |
| Persoonlijk fysiek cadeau | Naam, team of bedrijfscultuur onderdeel mag zijn van het geschenk. | Werk met een rustig ontwerp en correcte namenlijst. |
Administratiecheck voor cadeaubonnen
- Bewaar de factuur en de voorwaarden van de bon.
- Leg de nominale waarde en factuurwaarde vast.
- Wijs de bon uiterlijk bij verstrekking aan als eindheffingsloon.
- Houd per werknemer bij welke bon is verstrekt.
- Controleer de resterende vrije ruimte.
- Boek btw uitsluitend volgens de factuur en het type voucher.
- Gebruik de € 25-attentieregel niet voor geld of waardebonnen.
Officiële bronnen
- Belastingdienst: WKR, cadeaubonnen en vrije ruimte
- Handboek Loonheffingen 2026: loon in natura en persoonlijke attenties
- Belastingdienst: vouchers, zegels en waardebonnen
- Kennisgroepen Belastingdienst: doelmatigheidsgrens en gebruikelijkheid
Geef liever iets met een naam dan nóg een anonieme bon
Voor teams die met een zakelijk bedankje waardering zichtbaar willen maken, werkt één rustige bedrijfsstijl met individuele namen vaak persoonlijker dan een generieke keuzevoucher.
Veelgestelde vragen over cadeaubonnen en de WKR
Valt een cadeaubon voor personeel onder de WKR?
Een cadeaubon is in beginsel loon in natura. De werkgever kan de bon als eindheffingsloon aanwijzen en de waarde ten laste van de vrije ruimte brengen.
Kan een cadeaubon van minder dan € 25 buiten de WKR blijven?
Nee. Geld en waardebonnen zijn uitgesloten van de persoonlijke-attentieregel. Ook een bon van € 10 of € 20 is daardoor niet op basis van die uitzondering onbelast.
Welke waarde gebruik je voor de WKR?
Gebruik normaal de factuurwaarde inclusief btw. Is er geen bruikbare factuur, dan kan de waarde in het economische verkeer relevant zijn.
Is btw op de aankoop van een cadeaubon aftrekbaar?
Dat hangt af van het type voucher. Bij een voucher voor meervoudig gebruik is bij uitgifte vaak nog geen btw verschuldigd. Volg daarom de factuur en boek niet automatisch btw op de nominale waarde.
Wat gebeurt er boven de vrije ruimte?
Over het bedrag waarmee het totale aangewezen eindheffingsloon de vrije ruimte overschrijdt, betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Is een fysiek cadeau fiscaal gunstiger dan een cadeaubon?
Niet automatisch. Beide kunnen loon in natura zijn en in de vrije ruimte vallen. Het verschil zit vooral in de waardering, btw-factuur en de ervaring voor de werknemer.
